Inspektør - Oplæring i årshjul og tildeling af driftsopgaver
GeoNote
GeoNote er AAB’s nye digitale værktøj til inspektørerne, og driften i vores afdelinger.
Med GeoNote er det muligt at oprette årshjul der automatisk “fodre” opgaverne fra årshjulene til vores opgavelister. Fra opgavelisterne kan vi på afdelingsniveau planlægge den ugentlige drift i samarbejder med vores funktionærer – akkurat som vi i dag gør det på vores tavlemøder – fremadrettet bliver det blot digital via GeoNote.
Som inspektør, er dine læringsmål på denne side:
- At oprette årshjul i GeoNote på hver afdeling.
- At få godkendt årshjul i GeoNote.
- Afholde ugentlige / 14. dag tavlemøder hvor driften planlægges.
- Planlægge driften via GeoNote, med de opgaver der er “fodret” fra årshjulet.
- At kunne ændre visning, lister og de informationer du kan se i opgavelisten.
1. Sådan opretter du et årshjul
Vi bruger et årshjul til at kunne afstemme serviceniveauet vi yder i samspil med afdelingsbestyrelsen.
Med vores nye digitale tilgang, har vi i større grad fleksibilitet til at vise præcis hvad der sker, hvis vi ændre i prioriteringer ift. løsning af opgaver, allokering af ressourcer mv.
Derudover kan vi gennem GeoNote begynde at levere statistik der dokumenterer overfor afdelingsbestyrelserne den service vi yder – hver dag, året rundt.
For at lære hvordan du opretter et årshjul, bør du se videoen til højre.
1.1. Sådan får du godkendt et årshjul
Når vi har tilføjet alle de opgaver vi skal til afdelingens årshjul, og vi har afstemt i forhold til ressourcer (årsværk/timer til rådighed), skal årshjulet godkendes.
For at få årshjulet godkendt, skal du:
- Klikke på knappen “Send til godkendelse”
- Årshjulet afventer nu godkendelse.
- Du skal nu gemme årshjulet som en Excel-fil, klik på “Vis tabel” og klik derefter på “Eksporter til Excel”.
- Vælg hvor filen skal gemmes
- Når du har gemt årshjulet som Excel-fil, skal du lægge filen ind i afdelingsmappen (samme sted som vi plejer at lægge alle dokumenter vedr. serviceaftalen)
- Fremsend til afdelingsbestyrelsen link til Excel-filen i DocuNote, og afvent at afdelingsbestyrelsen godkender.
Når afdelingsbestyrelsen har godkendt
- Naviger til årshjulet for afdelingen.
- Klik dig ind på årshjulet.
- Klik på “Godkend”-knappen
Årshjulet er nu godkendt i systemet, og indenfor de næste timer vi samtlige opgaver var indført i GeoNote.
HUSK: At journaliser i DocuNote, at afdelingsbestyrelsen har godkendt – du kan med fordel “drag & drop” mailen fra din indbakke over i DocuNote for at journalisere.
1.2. Planlæg ugens drift via GeoNote
Tildeling af opgaver fra et årshjul
Når du har fået lavet årshjulet, og det er godkendt vil der gå et par timer før opgaverne er tilgængelige i GeoNote.
Når opgaverne er tilgængelige, skal du se videoen til højre for at lære hvordan du tildeler driftsopgaverne på et tavlemøde sammen med funktionærerne for afdelingen.
En af styrkerne ved at vi nu planlægger driften digitalt, er at vi også kan planlægge driften via hybrid-møder. Det betyder, at det ikke er påkrævet, at funktionærerne er placeret fysisk foran tavlen. I stedet kan vi via Teams sammen med funktionærerne planlægge den ugentlige drift.
Planlæg driftsopgaverne fra et årshjul (hele brugerrejsen)
Denne video tager dig igennem hele processen i at planlægge en opgave fra et årshjul. Fra opsætning af den visning du ønsker, til hvad der skal sorteres på og til sidst hvordan man “drag&dropper” en opgave på en given funktionær.
Videoen er et supplement til videoen ovenover.
1.3. Ændre visning i GeoNote (filter-sortering)
I GeoNote er det muligt at tilgå utrolig mange informationer.
Det kan være forvirrende, og gøre at man kan miste overblikket let. Derfor, er det vigtigt at vi sorterer i den information vi ønsker at se.
Se videoen til højre, for at lære mere om, hvordan du kan tilpasse visningen i GeoNote, så du kun ser de informationer du finder nødvendige.