Driftsstyring - Oplæring
Hej
Velkommen til vores læringsportal for digital driftsstyring.
På disse sider, kan du som ansat i AAB, og som bestyrelsesmedlem finde læringsvideoer, der skal hjælpe dig til at blive fortrolig med digital driftsstyring, og dets tre underliggende systemer: GeoNote, Opgavekvittering og BeboerAAB.
Vi har valgt at dele oplæring op i fire brugerrejser. En brugerrejse, er den rejse en bruger skal tage for at komme fra A til Z; fra at ville udføre en opgave eller handling, til opgaven eller handlingen er udført.
For at få den bedst-mulige vejledning i hvor du skal bruge driftsstyring, anbefaler vi derfor at du klikker på et af de nedenstående billeder, ud fra hvilken bruger-profil der bedst passer til dig. Er du i tvivl, kan du altid bede din nærmeste leder om at vejlede dig.
Tak fordi du tager dig tid til at lære mere om digital driftsstyring og god læring!
Funktionær
Som funktionær er du vores første led ud til vores beboere. Det er dig, der hver dag er med til at levere vores målsætning om trygge rammer og et stærkt fællesskab.
Derfor er det også vigtigt, at du kan bistå vores beboer i at kunne tage BeboerAAB i brug, og at du kan bruge Opgavekvittering der både bruges til at kunne kontakte beboerne, give dem status på deres indmeldte opgave og leverer data der viser hvor dygtige vi er til vores arbejde.
Som funktionær skal du:
- Have Opgavekvittering installeret på din smartphone
- Kunne bruge Opgavekvittering, det betyder:
- Du skal kunne tilgå din opgaveliste
- Du skal kunne tilgå en opgave
- Du skal kunne starte og stoppe en opgave
- Kontakte en beboer via Opgavekvittering
- Skrive beskeder (interne kun til kolleger og eksterne til beboeren
- Bruge BeboerAAB og funktionærindberetning til selv at oprette opgaver via BeboerAAB.
Derudover bør du:
- Kunne vise en beboer hvordan BeboerAAB bliver
- Have indsigt i hvordan flowet for en opgave ser ud: Fra beboeren indmelder et problem -> Til opgaven er løst.
Inspektør
I Boligforeningen AAB arbejder vi med at leverer en god service, og sikre en effektiv drift.
Et led i dette, er at vi nu tilbyder vores beboere at melde opgaver ind via appen BebeorAAB.
Når en opgave er meldt ind via BeboerAAB, “fanges” opgaven i GeoNote. I GeoNote afventer opgaven, at vi behandler den. Vi behandler en opgave ved at videresende opgaven til enten en funktionær eller evt. leverandør.
Et af de serviceløft vi ønsker at give beboeren, er en større indsigt i hvad der sker med deres opgave, når den er meldt ind. Hver gang der sker en hændelse på en opgave, vil beboeren få besked herom i BeboerAAB. Derfor er det vigtigt, at vi bruger GeoNote, til at formidle opgaverne videre – så vores beboere kan følge med i hvad der sker på en opgave. Det vil give en bedre serviceoplevelse, men det vil også hjælpe driften, da vi minimere tilbageløb og manuelt skulle følge op på en opgave. Vores beboere vil altid vide hvad der sker på en opgave.
Læringsmål er at kunne:
- Logge ind i GeoNote
- Oprette opgaver i GeoNote
- Tildele opgave til en funktionær i GeoNote
- Tildele opgave til en leverandør i GeoNote
- Finde en specifik opgave i GeoNote
- Kommunikere med en beboere eller kollega via GeoNote
- Ændre i filter (se også videoer under punktet Driftsstyring i GeoNote)
Klik på billedet til højre, for at lære mere om hvordan vi håndterer opgaver i GeoNote.
Inspektør
Med vores driftsstyringssystem – GeoNote – er det nu blevet muligt at planlægge vores årshjul digitalt.
Det betyder, at alle de opgaver vi i dag planlægger ugentligt på vores tavlemøder analogt, på fysiske tavler, fremover skal planlægges digitalt via GeoNote.
I AAB ønsker vi at kunne vise hvor højt et serviceniveau vi yder overfor vores afdelingsbestyrelser – og det kan vi fremadrettet med GeoNote. Det kan lade sig gøre, da vi tildeler de daglige driftsopgaver til vores funktionærer, og funktionærerne ved at bruge Opgavekvittering, kan leverer data der konkret viser hvor lang tid vi bruger på at løse en opgave, og hvor mange gange vi har udført opgaven.
Derfor er det helt centralt at inspektøren sørger for:
- At oprette årshjul i GeoNote på hver afdeling
- At få godkendt årshjul i GeoNote
- Afholde ugentlige / 14. dag tavlemøder hvor driften planlægges
- Planlægge driften via GeoNote, med de opgaver der er “fodret” fra årshjulet.
Generelt ift. GeoNote skal inspektøren:
- Sikre at opgaver fra BeboerAAB bliver løst i hver afdeling
- Sikre at medarbejdere har de rette kompetencer til at bruge GeoNote, Opgavekvittering og BeboerAAB
- Sikre at serviceniveauet holdes, og kan påvises i GeoNote
- Sikre at medarbejdere aktivt bruger Opgavekvittering
- Være “first-line”-support og kunne henvise medarbejdere til evt. læringsvideoer ved behov.
Klik på billedet til højre, for at lære mere om hvordan vi håndterer driftsstyring i GeoNote.
OBS: Kun relevant for brugere med administrator-rettigheder.
Hvordan du opretter et flow i BeboerAAB, herunder:
- Skab en komponent
- Opret en indberetningssti
- Aktiver indberetningssti i BeboerAAB
- Aktiver indberetningssti i specifikke afdelinger
- Aktiver funktionærindberetning i BeboerAAB
Opsæt standardbeskeder, herunder:
- Sådan laver du en standardbesked
- Sådan indsætter du “tag-replacement”
- Sådan opsætter du flow for hændelser ved statusændring på en opgave
- Opret spørgeskemaer (kundeundersøgelser)
Data fra GeoNote, herunder:
- Sådan laver du dataudtræk i GeoNote
Ekstern data, herunder:
- Sådan henter du data omkring BeboerAAB fra: Apple og Android
Problemløsning:
- Sådan kan du efterligne en bruger i GeoNote
Beboeren
På denne side finder du de relevante videoer, der med fordel kan deles med vores bebeore. De er:
- Sådan opretter du en profil i BeboerAAB
- Sådan indberetter du et problem i din bolig med BeboerAAB